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Tecnologie

Maddalena una nuova soluzione digitale per la gestione e la conservazione dei documenti

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Maddalena SpA è un’azienda fondata nel 1919 e nata come società commerciale dedita alla distribuzione dei contatori della ditta austriaca Schintzel. Dopo 90 anni di storia Maddalena ha notevolmente ampliato la propria gamma di attività, occupandosi oggi di tutto il processo che va dalla progettazione alla distribuzione di contatori d’acqua e strumenti per la misurazione dei fluidi. Le gamme di prodotto sviluppate dall’azienda sono molteplici e comprendono, oltre ai tradizionali contatori, impianti idraulici industriali, dosatori e miscelatori di fluidi, calorimetri, soluzioni per la telelettura dei contatori e impianti evoluti di irrigazione. Il volume di fatture gestite, sia sul lato passivo che sul lato attivo, è tutto sommato ridotto: Maddalena genera annualmente oltre 7 mila fatture, inviate ai circa 2.500 clienti (il mercato di sbocco, costituito da grandi aziende multiutility e da altri clienti industriali, si ripartisce equamente fra Italia ed estero), mentre riceve dai propri fornitori circa 1.000 documenti passivi. I principali fornitori dell’azienda sono circa 150 e forniscono prevalentemente la componentistica e le plastiche su cui l’azienda friulana eff ettua delle rilavorazioni prima di procedere all’assemblaggio del prodotto finito. La Direzione Generale e la Proprietà di Maddalena chiedono annualmente alle diverse funzioni aziendali di sviluppare proposte progettuali in grado di impattare signifi cativamente sulle prestazioni complessive dell’azienda. Per questo motivo il Responsabile dei Sistemi Informativi, nel 2008, ha visto nella dematerializzazione delle fatture una via in grado di portare notevoli benefi ci all’azienda.

Dopo aver raccolto l’interesse dei Responsabili delle funzioni utenti di una soluzione di conservazione sostitutiva e di gestione documentale (acquisti, vendite, amministrazione), la funzione IT ha sviluppato una proposta che è stata accolta favorevolmente dal vertice e si è concretizzata in un progetto che dal gennaio del 2009 è pienamente operativo. Oggi Maddalena utilizza una piattaforma off erta da Kartha che consente di gestire le immagini di tutte le fatture (attive e passive) e di tutti i DDT, collegandole in maniera univoca ai dati e alle registrazioni presenti sull’ERP aziendale. Nessuna delle funzioni coinvolte nel ciclo dell’ordine deve quindi ricorrere al documento cartaceo dopo che questo è stato inserito nel sistema. I documenti cartacei vengono registrati sull’ERP e l’originale cartaceo, al quale viene applicato un barcode recante un codice univoco, viene acquisito tramite scansione, mentre i documenti attivi vengono creati a sistema senza mai dare origine a una copia cartacea ad uso interno. Le immagini delle fatture attive e passive, inoltre, vengono fi rmate digitalmente dal Direttore Generale e inviate a un secondo provider che si occupa di conservarle in modalità sostitutiva.

Le fatture attive vengono inviate al cliente in formato Pdf (tramite email generate in modo automatico dall’ERP) o, se il cliente lo desidera, vengono stampate e postalizzate. Introdurre una soluzione di gestione documentale e di conservazione sostitutiva ha consentito a Maddalena SpA di conseguire notevoli benefi ci. Oltre all’ovvia, per quanto limitata, riduzione dei costi relativi allo spazio necessario per la conservazione delle fatture, il responsabile del progetto ha evidenziato come i benefi ci siano da cercare in altre direzioni: il rischio di smarrimento o distruzione dei documenti si è notevolmente ridotto e il workfl ow interno è diventato molto più effi ciente, consentendo agli operatori che gestiscono i documenti del ciclo dell’ordine di lavorare meglio e con maggiore produttività. La soluzione adottata verrà inoltre ampliata, secondo i piani dell’azienda, in modo da poter essere utilizzata come piattaforma di condivisione dei documenti con gli agenti e i clienti, consentendo anche lo scambio di documenti strutturati e facilitando, dunque, l’avvio di iniziative di integrazione del ciclo attivo.

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