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Economy

Crisi: le aziende puntano sulle videoconferenze

videoconferenza

Le misure di risparmio adottate rivelano che il 70% delle aziende coinvolte utilizza  alternative al viaggio, come le  videoconferenze. Emerge dai risultati dl Barometro Business Travel American Express

Il Barometro Business Travel American Express 2009 evidenzia l’impatto della crisi economica globale sulla spesa riservata ai viaggi d’affari, che ha subito una diminuzione del 18% rispetto al budget medio dedicato. Il 60% delle aziende, infatti, conferma una riduzione del 31% del budget destinato ai viaggi di lavoro, il 23% dichiara che non ci sono state variazioni nella spesa per il business travel, mentre solo l’11% delle aziende afferma di aver addirittura aumentato i fondi allocati per i viaggi d’affari del 23%. "Di fronte ad una crisi economica senza precedenti, stiamo assistendo a nuovi comportamenti da parte delle aziende: nuove politiche rivolte al risparmio e aumento dei controlli sulle spese per acquisti e viaggi di lavoro, governati dalla necessità di mantenere i clienti, più che rivolti a spingere il new business. In questo conteso, le Agenzie di Viaggio giocano un ruolo fondamentale nell’aiutare le aziende a massimizzare il risparmio, senza rinunciare ai benefici tangibili di un solido programma di travel e entertainment” – dichiara Piotr Pogorzelski, Vice President Italia Commercial Cards American Express.

I viaggi di lavoro come mezzo per mantenere i clienti attuali e i mercati chiave
Il Barometro rivela un forte cambiamento dei motivi per cui si progettano viaggi di lavoro: le aziende hanno investito molto nelle attività legate ai viaggi con lo scopo, soprattutto, di mantenere i clienti attuali. Oggi, infatti, il 57% del budget per i viaggi d’affari delle aziende europee è dedicato a spostamenti che hanno come fine quello di mantenere o acquisire clienti e mercati, mentre il 29% è destinato a meeting interni e l’8% a meeting con i fornitori. Si tratta di una tendenza che impatta più sulle piccole e medie imprese (61% dei casi) che su aziende con budget che eccedono i 20 milioni di euro (47%).

Le strategie “best buy” per ottenere un risparmio immediato
Le aziende hanno introdotto significative misure per ridurre le spese: le strategie “best buy”, ad esempio, sono tra le principali metodologie messe in atto per avere effetti immediati, che comprendono tariffe riservate e prenotazioni gestite con anticipo.

Le aziende con  budget destinato ai viaggi d’affari inferiore a 5 milioni di euro tendono a preferire gli effetti  immediati delle strategie “best buy”, l’utilizzo delle Agenzie di Viaggio di fiducia e il controllo delle spese destinate ai seminari e alle conferenze. Le aziende il cui budget di viaggi supera i 20 milioni di euro, adottano strategie più strutturate, come ad esempio la rinegoziazione degli accordi con i fornitori, l’aumento dell’utilizzo delle Agenzie di Viaggio, l’approccio “best buy” e l’aumento dell’uso di tariffe riservate.

Le 10 strategie Travel&Entertainment per risparmiare
Strategie “Best Buy”
L’utilizzo di Agenzie di Viaggio di fiducia
Rinegoziazione di accordi con i fornitori
Utilizzo di alternative al viaggio (es. videoconferenza)
Restrizione delle Travel Policy
Prenotazioni anticipate
Aumento dell’uso di strumenti di prenotazioni “fai-da-te” attraverso Internet
Maggior impiego di fornitori di fiducia
Uso di tariffe economiche riservate
Controllo dei budget per meeting e congressi

Le aziende europee hanno aumentato i controlli sui propri acquisti e sulle politiche di viaggio:
Le negoziazioni con i fornitori hanno iniziato ad essere sempre più globali, identificando nella maggior parte dei casi il settore aereo come la categoria principale (81%) per gli accordi con i fornitori. La ‘globalizzazione degli accordi’ (che ha visto un aumento già nel 2008) è salita al 94% delle aziende con budget destinati ai viaggi superiori ai 20 milioni di euro.
L’89% delle aziende prese in considerazione afferma di utilizzare al momento un’unica Travel Policy. La video conferenza è oggi una valida alternativa al viaggio (utilizzata dal 70% delle aziende) e nuove regole sono ora previste in relazione, ad esempio, agli Incentive o alle Fiere, tipologie di costi non ancora pienamente controllate fino a oggi.
Nell’ottica del risparmio, le politiche relative all’ambiente e all’inquinamento non sono più prioritarie: solo il 18% delle aziende considera questa voce.
L’utilizzo degli strumenti online è aumentato, Internet continua a guadagnare terreno come importante mezzo per le prenotazioni dei viaggi d’affari (il 60% delle aziende dice di usare le prenotazioni online; era il 57% nel 2008).

Comunque malgrado gli stretti controlli, il 55% delle aziende concede ancora una certa autonomia ai suoi dipendenti in relazione ai viaggi di lavoro.

Molte fonti di reporting
Le aziende stanno dando grande enfasi alla raccolta e al consolidamento della reportistica; infatti, il 61% afferma di avere sotto controllo tutte le informazioni di spesa del business travel, contro il 37% del 2008. Le aziende hanno aumentato l’uso di fonti affidabili per avere un controllo maggiore delle attività svolte: è considerato essenziale il ruolo delle Agenzie di Viaggio di fiducia (77%), seguono poi i fornitori di carte di credito (41%),  l’amministrazione interna (41%) e i fornitori del settore viaggi come trasporti e hotels (12%).

L’uso delle Agenzie di Viaggio è ancora limitato
Nonostante nel 2009 le aziende abbiano avuto la necessità di fare tutto il possibile per risparmiare e il ruolo delle Agenzie di Viaggio sia fondamentale per questo obiettivo, solo il 24% delle aziende ha  implementato metodologie per verificare l’efficacia delle azioni intraprese. Ciò indica una discrepanza tra l’aumento dell’aspettativa che le Agenzie di Viaggio consentano di ottenere un reale risparmio e il fatto che le aziende non sempre verifichino l’efficacia delle strategie messe in atto per ottenerlo.

Prospettive per il 2010
Le aziende europee stanno temporeggiando e adottano ancora un atteggiamento di attesa in vista dei prossimi effetti della crisi. In media, solo il 20% prevede un aumento del budget destinato agli spostamenti; il 61% conferma che non ci saranno cambiamenti di budget, mentre il 19% ne prevede la riduzione.

Le previsioni e l’ottimismo variano a seconda della posizione geografica: alcuni Stati prevedono un livello medio di aumento del budget, come la Germania (33% delle aziende), l’Olanda (28%) o la Gran Bretagna (23%). In Belgio e in Spagna ci si aspetta una diminuzione della spesa media rispettivamente del 22% e del 24%, mentre in Francia e in Scandinavia le aspettative sono simili a quelle della media europea.

Piotr Pogorzelski conclude: “Indubbiamente, la crisi economica ha portato una significativa tensione nelle aziende che devono pensare a gestire al meglio le spese per i viaggi d’affari e questa linea sarà confermata anche nel 2010. Il ruolo delle Agenzie di Viaggio e la consulenza legata ai nostri prodotti diventerà sempre più rilevante in questo contesto”.

Business&Gentlemen

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