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Cosa deve avere una location per ospitare un evento aziendale di successo?

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Quando si deve organizzare un evento aziendale la prima decisione da prendere riguarda la location. La scelta deve essere fatta in modo accurato per garantirsi un risultato soddisfacente.

La prime domande che è necessario porsi per una buona riuscita sono: qual è l’obiettivo dell’evento? Cosa si intende offrire ai partecipanti? Una volta ben chiari questi due concetti si può scegliere una location adeguata.

Se lo scopo dell’evento è quello di stupire il pubblico, allora sarà indispensabile scegliere un luogo molto originale ed estremamente elegante. Invece della solita sala riunioni in un hotel, si potrà ad esempio affittare una splendida villa storica con un bel parco dove organizzare un buffet all’aperto. Se invece gli obiettivi sono prettamente pratici con severi budget imposti da rispettare, sarà necessario valutare aspetti come la distanza della location dal punto di arrivo degli ospiti, preoccupandosi del costo degli eventuali mezzi di trasporto e cercando una struttura non troppo lontana dal ritrovo iniziale.

Altro aspetto fondamentale è il numero dei partecipanti. Se il meeting prevede un folto pubblico la scelta potrebbe essere affittare una sala cinematografica o un teatro dove riunire tutti gli ospiti senza particolari problemi di spazio. Indipendentemente dall’obiettivo finale dell’evento, per non sbagliare nella scelta della location per un evento aziendale, è necessario tenere presente questi aspetti:

  • facilmente raggiungibile. Una location non deve per forza trovarsi a poche centinaia di metri da una stazione ferroviaria o attaccata all’aeroporto, deve solo essere ben collegata in modo da non far perdere tempo ai partecipanti per trovare il luogo del ritrovo.
  • Il giusto spazio. Come già anticipato prima, il numero di partecipanti influenza molto la scelta della location adeguata. Non è sufficiente pensare solo alla capienza ed assicurarsi che lo spazio sia adeguato per contenere tutti gli invitati. C’è da considerare anche il collegamento tra le varie zone che deve favorire degli spostamenti agevoli.
  • Le attrezzature. Spesso si rimane affascinati dalla bellezza di un luogo o da un’offerta molto allettante ma si trascura il particolare delle attrezzature. A volte nel prezzo è compreso solo l’affitto dello spazio vuoto senza prevedere tavoli, sedie e impianto audio / video.
  • Considerate bene quest’ultimo aspetto, perchè spesso alcune location non hanno una buona acustica o magari presentano qualche problema di riflesso si luce soprattutto per gli spazi aperti qual’ora sia necessaria una presentazione di prodotti o servizi su teli con proiettori o schermi all’aperto.
  • Facendo attenzione a questi aspetti non sarà difficile trovare una location adeguata per organizzare un evento aziendale di successo.

 

Redazione Cobalto

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