Aprire un ufficio di rappresentanza in Cina

Procedure, documentazione e consigli operativi per dar vita a una base di rappresentanza nel Paese asiatico. Una pratica guida nata dalla collaborazione tra Newsmercati e Dezan Shira & Associates

La pubblicazione – nata dalla collaborazione tra Newsmercati e Dezan Shira & Associates – è stata curata da avvocati, contabili, revisori e consulenti cinesi e internazionali che operano nel Paese da diversi anni e che hanno familiarità con i problemi a cui devono far fronte le società italiane quando si trovano ad investire in Cina. Con un taglio pratico e divulgativo, Rosario Di Maggio e Alberto Vettoretti descrivono vantaggi, costi e problematiche nell’apertura di un Ufficio di rappresentanza che consente:

• una presenza reale e continuativa sul territorio anche tramite piccoli showroom
• il coordinamento di attività di vendita o di acquisto in Cina (collegamento fra quartier generale, clienti e/o i fornitori locali)
• la realizzazione di ricerche di mercato e il monitoraggio di un certo settore
• il controllo qualità sulla merce prima ancora che questa esca dalla fabbrica del fornitore. Gli uffici di rappresentanza si sono dimostrati un mezzo d’entrata particolarmente popolare sia tra i traders internazionali, che comprano beni di produzione cinese per l’esportazione, sia tra le società che vogliono invece vendere beni e servizi sul mercato locale. In base alle normative vigenti, un ufficio di rappresentanza non può essere impegnato in attività commerciali in modo diretto e, conseguentemente, può essere considerato come un centro di costo finanziato dalla società madre. Nessun reddito derivante da transazioni commerciali può passare attraverso i conti bancari locali dell’UR e questo non può emettere alcuna fatturazione né firmare direttamente alcun contratto.Tra i vantaggi nel registrare un ufficio di rappresentanza, vi è la totale assenza di requisiti di capitale, e quindi la possibilità di assicurarsi una presenza stabile in Cina con un budget ridotto, pagando unicamente l’affitto dell’ufficio, le spese correnti, i salari e le relative tasse. L’esistenza di un ufficio di rappresentanza permette di ottenere i necessari visti lavorativi e permessi di residenza per i dipendenti stranieri, nonché di impiegare legalmente personale locale. Può inoltre servire ad aprire la strada per un eventuale investimento futuro maggiormente consistente da parte della casa madre. Un ufficio di rappresentanza che voglia assumere personale locale, deve obbligatoriamente presentare una richiesta a una delle società di servizi agli stranieri espressamente autorizzata dal governo per l’assunzione di dipendenti cinesi. Tra l’UR e l’agenzia verrà a tal fine stipulato uno contratto specifico. In altre parole, sebbene sarà l’UR a svolgere autonomamente la selezione del personale (attraverso annunci, colloqui, ecc.), questo non potrà assumere direttamente personale locale se non attraverso queste agenzie (le principali sono la Foreign Enterprise Service Corporation, la China International Intellectual Corporation e la China International Talent Development Center).
Procedure per la registrazione
1) Approvazione preliminare da parte dell’autorità competente. Sebbene questo requisito sia venuto meno nella maggior parte dei casi, per alcuni settori particolari (succursali di società bancarie e istituzioni finanziarie, turismo, editoria) viene ancora richiesto il rilascio di un benestare da parte delle autorità preposte.
2) Registrazione presso la Administration of Industry and Commerce per l’ottenimento del Certificato di Registrazione dell’ufficio di rappresentanza di società straniera.
3) Richiesta dei timbri ufficiali (il timbro dell’UR e il timbro finanziario) e registrazione presso il Public Security Bureau.
4) Ottenimento del codice di impresa al Bureau for Quality and Technology Supervision.
5) Registrazione presso l’autorità fiscale locale.
6) Richiesta per l’apertura di un conto bancario in valuta estera alla People’s Bank of China.
7) Apertura conto corrente in RMB e conto in valuta estera.
8) Finalizzazione contratti del personale con il dipartimento o organizzazione competente.

Documentazione necessaria
• Modulo di registrazione.
• Certificato d’iscrizione presso la Camera di Commercio, Industria e Artigianato (tradotto, legalizzato in prefettura e autenticato dall’ambasciata o dal consolato cinese competente
per la giurisdizione dell’investitore).
• Lettera di referenze bancarie contenente informazioni di base sulla società investitrice (nome, sede legale, data di apertura del conto, capitale sociale, status creditizio) e considerazioni generali da parte della banca.
• Dichiarazione del CdA della società investitrice che approva la costituzione di un Ufficio di Rappresentanza nella Repubblica Popolare Cinese.
• Contratto ufficiale di locazione o di acquisto dell’ufficio o dell’immobile, corredato del certificato di proprietà del titolare.
• Atto di nomina del Chief Representative e di eventuali altri rappresentanti da parte del CdA della società investitrice.
• Documento di identità (carta d’identità, copia del passaporto e del visto, o altro documento identificativo) del Chief Representative.
• Curriculum vitae del Chief Representative e di eventuali altri rappresentanti stranieri.
• Foto del Chief Representative.
Al termine della procedura di costituzione, si dovranno completare tutta una serie di registrazioni necessarie prima che l’UR diventi operativo (uffici delle imposte, dogane,
se le future attività includano l’import/export di campionari, SAFE, ecc) e aprire i conti presso un istituto bancario. Le procedure di costituzione e post-registrazione e la documentazione necessaria subiscono continue variazioni e soffrono di significative
differenze locali.

Consigli operativi
In fase di selezione dell’ufficio, assicurarsi che il proprietario sia in possesso del certificato che gli permetta di affittare a società straniere. Di regola, gli immobili a uso residenziale non hanno le licenze necessarie per permettere la registrazione di uffici di rappresentanza. Poiché vi è la necessità che vengano emesse fatture ufficiali a seguito del pagamento del canone di locazione, assicurarsi che ciò venga specificato chiaramente in fase di negoziazione e che il proprietario si assuma la responsabilità dei relativi adempimenti fiscali. Potrebbe infatti accadere che il proprietario scarichi sul locatore i propri obblighi
fiscali. In molte città è richiesto che l’ufficio sia situato in un edificio di categoria A. Questa attestazione viene rilasciata dal Ministero del Commercio ed una copia della stessa va inserita tra i documenti necessari per la registrazione. Il contratto di locazione non può avere una durata inferiore ad un anno. Molti clienti autorizzano i propri agenti a occuparsi dell’apertura dei conti correnti bancari. Spesso l’agente si occupa semplicemente di aprire il conto, senza chiedere al cliente le proprie preferenze sulla gestione dello stesso. Se l’agente è anche amico del vostro impiegato locale, condizione tutt’altro che improbabile, si creano le condizioni per un vero e proprio conflitto di interesse, legato soprattutto a questioni di sicurezza che dovrebbero essere discusse prima dell’apertura del conto in banca. La pratica, largamente diffusa, di utilizzare conti bancari privati separati per finanziare le attività dell’ufficio di rappresentanza, riducendo così l’esposizione fiscale mensile dello stesso, è assolutamente illegale e sono sempre più diffusi ed efficaci i controlli incrociati in questo senso. I funzionari degli uffici delle imposte locali sono sempre più sospettosi quando si imbattono in dichiarazioni di bassi salari mensili corrisposti a Chief Representatives stranieri che risiedono in Cina. Accertarsi quindi che alle autorità venga riportato un ammontare consono alla posizione. La Guida offre: una panoramica delle questioni fiscali e finanziarie; consigli operativi sulla chiusura dell’Ufficio di rappresentanza.

a cura di Promos, Azienda Speciale della Camera di Commercio di Milano