Lavoro: crescono gli uffici virtuali

Le aziende incoraggiano il telelavoro e questa prassi riduce i costi delle proprietà immobiliari. Gli uffici virtuali inoltre, facilitano la diffusione di una nuova specie di lavoratori mobili. E' quanto emerge da una ricerca condotta da The Regus Group.

Mentre le società colpite dalla recessione cercano di risparmiare denaro sui costi delle proprietà immobiliari, un numero sempre maggiore di aziende dota i propri dipendenti di BlackBerry o computer portatili e li trasferisce fuori dalle sedi centrali per poter ridurre le spese. The Regus Group, uno dei principali fornitori mondiali di soluzioni per l’ambiente di lavoro, sta registrando una crescita della richiesta di uffici virtuali, in parte anche come risposta a questa nuova tendenza delle grandi aziende. "In questi tempi difficili dal punto di vista economico, i datori di lavoro adottano modelli flessibili per l’ambiente di lavoro come strategia chiave per le aziende," ha dichiarato, come riportato da Adnkronos, il Ceo di Regus Group, Mark Dixon.  "Le società hanno creato una nuova generazione di lavoratori mobili che non ha bisogno di un ufficio a tempo pieno, ma che necessita di un ambiente professionale e di servizi di supporto on demand. Il nostro programma per l’Ufficio Virtuale è la soluzione ideale per questo tipo di lavoratori, ed è molto apprezzato dalle società che vogliono ridurre i costi delle strutture."

Per far sì che il processo continui, i datori di lavoro stanno aiutando i dipendenti a creare uffici nelle proprie residenze e si stanno dotando di uffici virtuali, per non farli recare nell’ufficio principale. Pertanto, le società sono in grado di liberare spazi lavorativi costosi e i dipendenti hanno notevoli risparmi sui costi degli spostamenti oltre a migliorare la produttività.

Gbb Group è una società di consulenza olandese che ha la propria sede nel centro Regus di Sloterdijk ad Amsterdam, con dipendenti che lavorano da remoto, ma che hanno bisogno di una struttura centrale quando devono incontrare i clienti. Gbb ha deciso di avvalersi dei servizi per l’ufficio virtuale per poter avere un recapito aziendale professionale e per utilizzare del personale di supporto, senza doversi fare carico dell’assunzione e gestione di assistenti a tempo pieno.

Richard Gillebaard, direttore del gruppo Gbb, spiega: "I nostri dipendenti spesso svolgono il loro lavoro per conto dei nostri clienti da casa o tramite telelavoro. Per i nostri clienti, un ufficio tradizionale implica costi generali maggiori, per questo motivo abbiamo scelto l’Ufficio Virtuale di Regus. Regus riceve la nostra corrispondenza e la smista ai nostri consulenti, inoltre gestisce anche le telefonate, inoltrandole direttamente ai dipendenti interessati."

In aggiunta alle apparecchiature necessarie per un ufficio, come fax e fotocopiatrici, gli utenti dell’ufficio virtuale hanno accesso a uffici reali giornalieri, sale riunioni, salottini aziendali e sale per videoconferenze. Inoltre hanno la possibilità di relazionarsi con altri professionisti in un ambiente di lavoro, riducendo così il timore di sentirsi isolati mentre si stanno abituando a un nuovo modo di lavorare.

Sulla base dei calcoli di Regus, le società possono risparmiare dal 60 all’80 percento dei loro costi immobiliari grazie all’adozione di strategie flessibili per l’ambiente di lavoro. Gli uffici virtuali stanno svolgendo un ruolo di primo piano nel quadro delle modalità adottate dalle aziende per sostenere i bisogni dei dipendenti. Pertanto, Regus registra una tendenza in aumento della richiesta mese per mese del prodotto.

Presenti in modo virtuale – Le aziende collaudano i mercati con un rischio minimo
Gli uffici virtuali offrono dei vantaggi alle società che stanno cercando di ridurre le spese e possono anche essere utilizzati come risorsa per poter collaudare nuovi mercati senza doversi caricare di costi e rischi aggiuntivi.

Capco Health Group, una società che offre servizi sanitari alla comunità di assicurazioni mediche nell’America settentrionale, è un cliente Regus con sede a Toronto dal 2000 e utilizza uffici virtuali per perseguire nuove opportunità commerciali.

"Per solo poche centinaia di dollari al mese, gli uffici virtuali ci permettono di spostarci in altri mercati quali ad esempio il Messico e l’America Centrale" ha dichiarato Ernie Gershon, Presidente e Coo di Capco. "I servizi che utilizziamo,con lo spazio per uffici e riunioni, variano in relazione al mercato e alle nostre necessità che sono in continua evoluzione. Essere presenti con uffici virtuali ci consente di evitare gli elevati costi iniziali e di ridurre il rischio. Qualora un mercato non risultasse essere di successo, come pianificato in origine, il nostro rischio e la nostra esposizione sono minimi."

"Per favorire la nostra penetrazione in questi nuovi mercati è anche importante avere un numero di telefono locale, un indirizzo commerciale riconoscibile e dei servizi di risposta telefonica locali offerti dagli uffici virtuali," ha aggiunto Gershon.

"Dopo gli stipendi, i costi per gli spazi di lavoro sono la seconda voce maggiore di spese fisse di una società. In questo modo, per le aziende che adottano prassi lavorative flessibili, le spese immobiliari si ridurranno in maniera crescente. Questi nuovi capitali risparmiati possono essere reinvestiti nell’azienda," ha affermato Dixon.