Risparmio, efficienza ed ecosostenibilità con la fatturazione elettronica

Carta addio, con la demateralizzazione dei documenti e la gestione digitale si potrebbero risparmiare fino a 60 miliardi a favore delle imprese

Un risparmio che può partire dai 2-3 euro per fattura, nel caso dei modelli di sola conservazione sostitutiva, agli 80 euro a ciclo nel caso di modelli di integrazione e dematerializzazione più completa, per un beneficio potenziale per l’Italia compreso tra i 10 miliardi di euro all’anno e i 60 miliardi di euro, nel caso in cui l’adozione fosse estesa all’intero ciclo ordine-pagamento. Numeri che traducono gli effetti positivi della dematerializzazione secondo il Rapporto 2009 dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione del Politecnico di Milano. Rapporto alla mano, i benefici stimati sono relativi alla riduzione del costo: del processo commerciale – o della specifi ca fase impattata – conseguibile grazie alla trasformazione del ciclo tradizionale basato su carta, in virtù dell’adozione di modelli di integrazione e dematerializzazione; nei modelli che prevedono un’interazione cliente-fornitore, i benef ci si sommano considerando il rapporo cliente-fornitore. Ridotti anche i costi – generalmente “occulti”, ossia non considerati esplicitamente – di correzione della non-qualità. Inoltre, gli investimenti e le spese correnti includono sia i costi della tecnologia sia i costi organizzativi e i benefici netti sono stimati sottraendo ai benefici lordi i costi correnti e una quota annua degli investimenti. In generale, i benefici e la redditività dei progetti di fatturazione elettronica – alla luce dell’estensione dell’analisi condotta nelle prime due Ricerche a nuovi settori e nuove imprese – si sono confermati estremamente positivi.

I modelli di conservazione sostitutiva delle fatture emesse (lato attivo) o ricevute (lato passivo) permettono di ottenere risparmi di costo compresi tra 1,5 e 3 euro a fattura, grazie alla riduzione dei costi di spazio e alla parziale automazione del processo. Nel contempo, gli investimenti e i costi correnti richiesti sono piuttosto contenuti. Nel caso di fruizione di servizi di conservazione sostitutiva in outsourcing, i costi sono variabili e rimangono generalmente (anche molto) al di sotto di 1,5 euro a fattura, in funzione del volume di documenti e del grado di delega. Nel caso di gestione interna, invece, l’investimento necessario si attesta in genere sotto i 100 mila euro, in relazione alle funzionalità di gestione documentale e al grado di integrazione con gli altri applicativi aziendali. Il risultato finale è un beneficio netto per fattura compreso tra 0,5 e 1,2 euro per la conservazione del passivo e compreso tra 1 e 2 euro per la conservazione dell’attivo. In entrambi i casi, il tempo di payback è generalmente inferiore all’anno. Nel caso della fatturazione elettronica “a norma di legge”, la stima dei benefici e della redditività dipende signifi cativamente dal tipo di modello adottato.

Nei modelli di fatturazione elettronica non strutturata, i benefici per le parti coinvolte nel processo – in aggiunta ai benefici ottenibili adottando disgiuntamente soluzioni di conservazione sostitutiva – sono essenzialmente legati ai risparmi nel costo di trasmissione delle fatture e nel costo di scansione delle stesse da parte del ricevente (attività non più necessaria). I costi aggiuntivi sono prevalentemente di natura organizzativa, essendo obbligatorio un accordo tra le parti e l’applicazione delle tempistiche di chiusura del processo di conserva zione. Il risultato è un benefi cio per fattura leggermente superiore alla somma dei benefi ci ottenuti dalle due parti nel caso adottassero indipendentemente – senza accordo tra loro – i modelli di conservazione sostitutiva. Nei modelli di fatturazione elettronica strutturata, invece, è possibile cogliere i benefi ci legati all’automazione dell’attività di gestione delle fatture – in questo caso, direttamente inseribili nel gestionale senza digitazione manuale – e i benefi ci lordi crescono più del doppio rispetto a quelli propri della fatturazione elettronica non strutturata. Ai costi e agli investimenti già considerati occorre aggiungere anche i costi di integrazione con il gestionale, il costo dei servizi di scambio documentale e i costi organizzativi legati alla defi nizione degli accordi relativi al formato del documento e al processo di scambio. Nei modelli di integrazione del ciclo ordine-pagamento, la fonte dei benefi ci si sposta decisamente verso i risparmi di tempo conseguibili grazie all’integrazione del processo, che derivano dall’eliminazione delle attività manuali di digitazione, dall’automazione dei controlli e dalla riduzione delle non conformità.

L’entità di questi benefi ci dipende dal grado di copertura del processo. Si va dai 9-11 euro per fattura nel caso di scambio elettronico delle sole fatture (fatturazione telematica) fi no agli 80 euro per ciclo (ossia, per ordine che diviene fattura e poi pagamento) nel caso di scambio elettronico di tutti i principali documenti del ciclo ordine-pagamento. Alla crescita dei benefici corrisponde, naturalmente, una crescita dei costi e degli investimenti necessari. In aggiunta a una crescita meno che proporzionale dei costi di integrazione con i sistemi gestionali e dei servizi di scambio documentale – soggetti alle classiche economie di scala – occorre considerare un incremento più che proporzionale dei costi di natura organizzativa. È, infatti, necessario coinvolgere nel progetto tutte le principali funzioni aziendali che svolgono un ruolo nel ciclo ordine-pagamento e, nel contempo, l’accordo con clienti o fornitori esterni diviene più complesso e articolato. Il risultato fi nale, nel caso di completa integrazione e dematerializzazione del processo, è comunque un benefi cio netto che varia dai 25 ai 65 euro per ciclo (o fattura), in funzione del settore e del contesto iniziale e un tempo di payback anche in questo caso generalmente inferiore all’anno. Secondo le stime dell’Osservatorio, sono circa 1,3 miliardi le fatture B2B scambiate all’anno in Italia – in tutti i settori – e circa 1 miliardo le fatture B2C, prevalentemente nei settori energia, telefonia, prestazioni professionali. A questa numerica di fatture si possono applicare benefi ci potenziali per ciascuna fattura compresi tra qualche euro e 80 euro, in funzione del settore e del grado di copertura della soluzione implementata. Il beneficio potenziale per l’Italia – in termini di aumento di produttività, derivante dall’adozione diff usa della fatturazione elettronica – risulterebbe compreso tra i 10 miliardi di euro all’anno – se le logiche della dematerializzazione fossero applicate alla sola fase di fatturazione – e i 60 miliardi di euro all’anno – nel caso in cui l’adozione fosse estesa all’intero ciclo ordine-pagamento.

Si tratta di valori compresi tra l’1% e il 4% del Pil annuo. Un’adozione estesa della fatturazione elettronica avrebbe, inoltre, un impatto atteso sulla PA estremamente signifi cativo – prudenzialmente stimato tra 300 milioni di euro e 2 miliardi di euro di benefi ci annui, in funzione del modello di adozione – e altrettanto signifi cativa sarebbe la ricaduta potenziale sui fornitori della PA. L’integrazione del ciclo ordine-fattura risulta essere il paradigma più diff uso, soprattutto nei settori che da molto tempo hanno avviato progetti di integrazione – tramite EDI, sistemi proprietari, iniziative di integrazione di filiera – con i propri clienti o fornitori. Meno frequenti sono i progetti di integrazione del ciclo fatturapagamento, più diffusi nei contesti dove occorre gestire un considerevole fl usso di fatture passive e di pagamenti, ad esempio nella distribuzione moderna.

È stato riscontrato un certo numero di progetti di integrazione dell’intero ciclo ordine-pagamento, generalmente sviluppati a partire da progetti più focalizzati su un singolo ambito applicativo (integrazione del ciclo ordine-fattura o integrazione del ciclo fattura-pagamento) che si estendono progressivamente fino alla piena copertura del processo. I progetti di conservazione dell’attivo e digitalizzazione e conservazione del passivo sono nel complesso un po’ meno diffusi rispetto a quelli di integrazione e dematerializzazione del ciclo dell’ordine, ma è proprio in questo ambito che si riscontra un forte interesse ad avviare nuovi progetti. Sono più numerosi i progetti di conservazione dell’attivo ritenuti in genere meno critici da gestire rispetto a quelli di conservazione del passivo.