La regola dell’A4
Più sai e più puoi sintetizzare, meno sai e più devi essere prolisso.
E’ notorio che l’eccesso di informazione equivale a nessuna informazione. Nell’arco della giornata siamo poi subissati da informazioni. Parti di queste ci giungono dall’esterno, non le vogliamo ma non riusciamo a sottrarci perché le ritroviamo raccontate dall’autoradio mentre ci rechiamo al lavoro, rappresentate sui cartelloni a fianco della strada, insieme agli strumenti di ricerca che utilizziamo quotidianamente quando accediamo a Internet, nei contratti, nei dépliant di cui è piena la nostra posta elettronica e nelle chiacchiere dei colleghi e degli amici.
Molte di queste informazioni sono però quelle che teoricamente dovremmo condividere ed accettare consapevolmente. Si pensi ai numerosi contratti che sottoscriviamo senza neppure leggere: dalla luce, al gas, all’assicurazione, alla banca, ecc.
Ci risulta quindi semplice, quando scriviamo un report o quando stiliamo la bozza di un progetto, non preoccuparci di essere sintetici.
Questo è un grave errore soprattutto se dobbiamo affrontare un problema complesso. La sinteticità dovrebbe essere la regola.
Secondo un mio amico non c’è alcuna situazione, problema o progetto, per quanto complesso, che non possa stare in un foglio A4. A suo parere, se non stiamo nel foglio A4, stiamo commettendo degli errori, siamo colpevolmente prolissi.
Come renderlo però possibile? Il mio amico Paolo suggerisce tre semplici regole:
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domandarsi sempre quali siano le cose veramente importanti, il resto va buttato;
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a questo punto ricondurle all’essenziale: “Freud e l’inconscio, Darwin e la selezione naturale, Marx e la lotta di classe, Einstein e la relatività, Adam Smith e la divisione del lavoro (…) Prendevano un mondo complesso e lo semplificavano” (Jim Collins, O meglio o niente, Oscar Mondadori, p. 102)
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una volta che abbiamo colto l’essenza di ciò che dobbiamo dire, siamo noi che dobbiamo esprimerlo sinteticamente. Solitamente ci esprimiamo, e lo sto facendo anch’io mentre scrivo, con un eccessivo livello di dettaglio perchè ci sembra che gli altri abbiamo difficoltà a comprenderci.
La verità è che il motivo più importante del perché noi non riusciamo ad essere sintetici è che noi stessi non abbiamo capito bene. La confusione, la ridondanza, l’involuzione deriva quasi sempre dalla mancanza di comprensione profonda del problema che stiamo trattando. Utilizziamo tante parole perché noi stessi stiamo inseguendo qualcosa che non riusciamo a cogliere a pieno, perché scrivendo e dipanando il nostro pensiero stiamo rincorrendo qualcosa che in realtà ci sfugge. Siamo confusi e per questo abbiamo difficoltà nella rappresentazione.
Quando non riusciamo a stare nel foglio A4 dobbiamo quindi domandarci se abbiamo realmente compreso l’essenza di quanto stiamo rappresentando o se invece abbiamo capito solamente una percentuale di quello che vogliamo esprimere, nel qual caso dobbiamo ancora effettuare uno sforzo di comprensione, senza stancarci. Solo così riusciremo ad essere sintetici.
Raggiunto l’obiettivo, alla fine di queste operazioni, il più delle volte ci accorgiamo che molte cose che si affollavano nella nostra mente potevano essere tralasciate, che le cose da dire sono in realtà molte meno di quelle che stiamo rappresentando ma soprattutto che riusciamo a stare nel fatidico foglio e rispettare la regola del foglio A4, stabilita dal mio caro amico Paolo.
Testo di Angelo Pasquarella
